“20k+ candidati gestiti dall'agente IA. <1 minuto di risposta, zero persi.”

Il contesto

Stars Be Original è uno dei principali casting per animatori turistici tra Italia, Francia e villaggi internazionali. Seleziona ogni anno migliaia di animatori, capi-animazione, performer e tecnici per la stagione estiva e invernale dei principali villaggi turistici europei.

Il business cresce sulla velocità e qualità del casting: rispondere veloce ai candidati giusti, scartare in modo professionale quelli non in linea, gestire audition online e in presenza, raccogliere documenti, contratti, dati GDPR-compliant per tutta la durata della stagione.

Il problema reale

La crescita aveva fatto saltare il sistema precedente: registrazioni candidati frammentate tra Excel, Google Form, email manuali. Il team marketing, che doveva fare posizionamento, brand, partnership, passava intere giornate a:

• Confermare le candidature ricevute
• Chiedere documenti mancanti (CV, foto, video)
• Programmare le audition online
• Comunicare gli esiti (positivo, attesa, scartato) con il tono giusto per non bruciare il brand
• Aggiornare lo stato del candidato manualmente

Nel picco del casting (gennaio-aprile per la stagione estiva), arrivavano migliaia di domande in poche settimane. Molti candidati restavano senza risposta per giorni e si perdevano. Il GDPR retention non era conforme, dati conservati su fogli, senza policy chiara.

Cosa ha fatto l’agente IA

L’agente IA dedicato di Soraia gestisce l’intero funnel candidato senza intermediari:

1. Riceve la candidatura dal form di iscrizione integrato nella web app
2. Qualifica il profilo sui criteri definiti dal team Stars (esperienza, lingua, ruolo target, disponibilità)
3. Compone e invia la comunicazione giusta in tono brand: conferma di ricezione, richiesta documenti mancanti, invito all’audition con calendar slot proposti, esito post-audition
4. Aggiorna lo stato del candidato in tempo reale nel CRM
5. Fa escalation al team umano solo sui casi che lo richiedono: profili borderline, richieste atipiche, comunicazioni delicate

Il tono di voce è stato addestrato sulle risposte storiche del team in modo che il candidato non senta la differenza tra “umano” e “agente”. Il GDPR è gestito a livello di sistema: data retention a 5 anni, diritto all’oblio one-click, audit log immutabile.

I risultati

20.000+ candidati gestiti dall’agente IA dal go-live (numero in crescita continua, sistema oggi in produzione).

200.000+ comunicazioni inviate dall’agente: media di 10 touch per candidato sul funnel completo.

Tempo di risposta medio sotto il minuto dal momento della candidatura, vs ore o giorni del processo manuale.

Il team di recruitment ha riguadagnato la propria funzione strategica: posizionamento, brand, partnership con i villaggi clienti. Le ore che prima andavano in operations oggi vanno in lavoro creativo.