“Partecipiamo a molte fiere all'anno e i contatti raccolti sono il nostro asset commerciale più importante. Linkly cattura, integra e qualifica, dal biglietto al CRM al follow-up.”

Il contesto

40Factory è un’azienda italiana specializzata in soluzioni Industrial IoT e AI per il manifatturiero. Ha sviluppato MAT (piattaforma IIoT scalabile per analisi dati di macchine e linee), Wilson.ai (assistenti virtuali conversazionali e agenti AI), Sentra (AI Video intelligence applicato ai processi industriali): tecnologie che permettono ai costruttori di macchine (OEM) di erogare servizi a valore aggiunto e agli utilizzatori finali (End User) di ottimizzare i propri processi produttivi.

Affianca inoltre gli OEM con consulenza strategica per la transizione verso la servitizzazione, supportandoli nel passaggio da un business basato sulla vendita di macchine a uno basato anche sull’erogazione di servizi.

Le fiere ed eventi B2B di settore sono uno dei canali di prospezione utilizzati da 40Factory.

Il problema reale

Il post-fiera era una delle attività più time consuming del funnel commerciale. Il pattern classico dell’azienda:

• Biglietti da visita raccolti o fotografati e poi trascritti a mano su Excel
• Inserimento manuale nel CRM rimandato alla settimana successiva al rientro, con più fonti dati da unire
• Follow-up dilazionati di qualche giorno
• Dati di qualifica non completi: il tempo in fiera non basta sempre per scrivere tutti gli appunti
• Reporting evento manuale: ore di Excel per ottenere dei dati riassuntivi (quanti lead, da quali settori, con quale intent)

Il risultato: diverse ore di lavoro manuale per raccogliere, inserire e riportare informazioni e appunti, dalla fiera fino al CRM.

Cosa abbiamo costruito

40Factory ha adottato Linkly, una soluzione sviluppata dal team di Soraia che orchestra 5 agenti IA dedicati al ciclo pre, durante e post-fiera completo:

1. Capture Agent — OCR su biglietti da visita, badge fiera e QR code. Lo stand operativo fotografa, l’agente legge e struttura i dati.
2. Enrichment Agent — cross-referenzia 30+ fonti dati (LinkedIn, registri aziendali, fonti pubbliche) per arricchire ogni contatto con e-mail verificata, ruolo, telefono, info aziendali.
3. Qualification Agent — propone form di qualifica generato dinamicamente sui criteri 40Factory (settore, dimensione aziendale, fit prodotto MAT/Wilson/Sentra, urgenza).
4. Activation Agent — invia il contatto arricchito e qualificato direttamente nel CRM commerciale di 40Factory, già pronto per il team sales.
5. Analytics Agent — produce il report executive a chiusura evento: lead per settore, costo per lead, pipeline stimata, conversion rate per giornata e per stand, demografia delle persone presenti alla fiera e passate dallo stand.

Sopra i 5 agenti, un consulente Linkly dedicato segue setup ed eventi per garantire qualità del dato e adattamento alle dinamiche specifiche di ogni fiera.

Perché 40Factory ha scelto Linkly

Tre criteri hanno guidato la decisione:

• Tutto incluso in un canone annuale fisso: scansioni illimitate, contatti arricchiti, agenti AI, consulente dedicato. Niente sorprese di prezzo per evento.
• Automazione di un processo: dalla scansione del biglietto al contatto arricchito in CRM, senza passaggi manuali in mezzo, niente più trascrizioni a mano.
• Integrazione CRM (nel loro caso HubSpot) + compliance GDPR/EU (DPA art. 28 incluso, infrastruttura EU): zero workaround tecnici, zero ansie legali.

Le obiezioni più comuni (e perché non hanno fermato 40Factory)

Le aziende B2B che valutano Linkly arrivano spesso con le stesse quattro perplessità. Vale la pena affrontarle direttamente.

”Usiamo già l’app della fiera”

Le app fornite dagli organizzatori cambiano ogni evento: interfacce diverse, login diversi, formati di export diversi. Sono poco intuitive, funzionano male sotto carico (proprio nei picchi di affluenza), e nessuna parla col tuo CRM. Risultato: tre fiere all’anno, tre sistemi da imparare, zero continuità storica sui contatti.

Linkly è un solo strumento, sempre uguale, indipendente dalla fiera. La stessa interfaccia a Hannover Messe, a SPS Parma, a un evento privato a Milano. I dati confluiscono nello stesso CRM, con la stessa struttura, con lo stesso storico.

”Abbiamo già un sistema interno”

Capita: una persona del team commerciale ha messo insieme un foglio Excel con macro, o un sistemista interno ha improvvisato uno script. Funziona, ma non scala: nessuna AI di parsing, nessun enrichment automatico, nessun follow-up immediato, nessuna analytics consolidata.

Linkly è un prodotto, non un side-project. Iterato su centinaia di feedback da aziende che vanno in fiera ogni mese. Setup zero-effort: ci pensa l’account manager Linkly. Il sistema interno costa 10x svilupparlo da zero per arrivare allo stesso livello, e dopo 6 mesi è già da rifare.

”I miei venditori non sono digitali, preferiscono carta e penna”

Questa è la più comune. Il commerciale in fiera ha le mani impegnate: parla, stringe mani, scambia biglietti, passa al prossimo prospect. Chiedergli di digitare nel CRM è irrealistico.

Con Linkly, l’unica cosa che deve fare la persona in fiera è una foto del biglietto. Non deve loggarsi, non deve compilare, non deve ricordare. Foto e via. Tutto il resto — parsing del biglietto, arricchimento dei dati, qualifica del lead, invio del follow-up, aggiornamento del CRM — lo fanno gli agenti IA orchestrati dall’account manager Linkly. Setup, configurazione, integrazione, è tutto a carico nostro. Il commerciale continua a fare il commerciale.

”Non mi serve, andiamo in fiera per branding”

Anche se l’obiettivo dichiarato è branding e presenza, spendere decine di migliaia di euro in stand, allestimento e trasferte senza misurare cosa rientra è un peccato.

Linkly non serve solo a recuperare contatti. Serve a avere visibilità reale sulla fiera:

• Quante persone sono passate allo stand
• Che ruoli e che aziende abbiamo incontrato
• Qual è la demografia (settori, dimensioni, geografie) del pubblico effettivo dell’evento
• Cosa hanno detto, su cosa hanno chiesto info
• Quali clienti già attivi sono passati a salutare

Con quei dati alla mano, alla fine della stagione fiere la decisione “questa fiera la rifaccio l’anno prossimo?” smette di essere una sensazione e diventa una scelta data-driven. È la stessa logica del branding: non puoi migliorare ciò che non misuri.

Linkly è il prodotto SaaS di Soraia dedicato a fiere ed eventi B2B.