“70+ ore risparmiate per ogni esperto onboardato. Operations scalate senza assunzioni.”

Il contesto

CXL è una delle piattaforme di formazione marketing più riconosciute a livello internazionale, con centinaia di esperti che producono corsi su growth, CRO, analytics, performance marketing. Brian Dandelet (Head of Operations) gestisce il backbone operativo: contratti con gli esperti, raccolta materiali, configurazione del portale, pagamenti, royalty.

Il valore di CXL dipende dalla qualità e velocità con cui nuovi esperti vengono integrati: ogni nuovo corso significa nuovo traffico organico, nuovi abbonati, nuovo MRR.

Il problema reale

Onboardare un singolo esperto richiedeva 70+ ore di lavoro umano distribuito su settimane:

• Trattativa contratto e personalizzazione clausole (royalty, exclusivity, IP)
• Raccolta brief contenuto e syllabus
• Validazione materiali (slide, video, esercizi)
• Configurazione accessi al portale didattico
• Setup pagamenti e revenue share
• Coordinamento con il team didattico per il go-live
• Decine di follow-up email per non perdere lo slancio

Risultato: l’expansion del catalogo era frenata dalla capacity operations. Aggiungere un expert significava ore di lavoro umano che non scalavano. Per crescere serviva o assumere nuove ops (CAC che bruciava il margine), o ripensare il processo.

Cosa ha fatto l’agente IA

Soraia ha costruito un agente IA che prende in carico l’intero onboarding esperto dal primo contatto al go-live:

1. Riceve la richiesta dell’esperto (form di candidatura o intro da BD team)
2. Redige la bozza di contratto parametrizzata sui criteri CXL (royalty rate per categoria, exclusivity, durata)
3. Manda il brief content all’esperto e raccoglie i materiali (syllabus, slide, video sample)
4. Valida i materiali sui criteri qualitativi di CXL
5. Configura gli accessi al portale didattico via API
6. Manda follow-up personalizzati in tono brand, mai aggressivi, sempre contestuali allo stato dell’esperto
7. Passa al team umano solo i passaggi che richiedono firma legale, decisione strategica o conversazione delicata

L’agente è disponibile 24/7, parla con esperti in più fusi orari, mantiene tono coerente, non si stanca, non perde un follow-up.

I risultati

70 ore risparmiate per ogni esperto integrato. Numero misurato comparando il tempo umano pre-agente vs post-agente sul medesimo set di task.

Catalogo corsi scalato senza assumere nuove operations: la capacity di onboarding è oggi limitata solo dalla qualità degli esperti disponibili, non dalle ore di Brian e del team.

Tempo di go-live esperto ridotto: dalla settimana al massimo qualche giorno, perché l’agente non aspetta finestre di disponibilità del team ops.