“350k+ candidati su un'unica piattaforma. Gli agenti IA fanno il lavoro operativo al posto nostro.”

Il contesto

Aegis Group (“Driving business through people”) è un gruppo italiano di Human Consulting con sede a Milano, articolato in 7 lines verticali:

• Aegis FSI, financial services
• Human Capital, HR organization development
• Four Corners, luxury, fashion, beauty, design, lifestyle
• Greentalent, energy & sustainability
• Value Stream, industrial automation & manufacturing
• HyperSet, technology & digital
• Glinters, startup & scaleup

Ogni line ha il proprio team, le proprie posizioni aperte, le proprie regole di lavoro sul candidato. Insieme, gestiscono un patrimonio di oltre 350.000 candidati.

Il problema reale

Lo stato pre-Soraia era frammentato e operativamente costoso:

• Dati sparsi tra vari excel, con sovrapposizioni e duplicati impossibili da intercettare a mano.
• Gestionale legacy vissuto come un peso: “che palle, devo riempire il gestionale”, invece che uno strumento utile al lavoro quotidiano del recruiter.
• Tutta la gestione candidato manuale, dalla ricezione del CV alla presentazione al cliente: parsing a mano, qualifica a mano, follow-up a mano.
• Zero analytics consolidate: per produrre anche solo un dato base sul gruppo (candidati attivi, tempi medi, conversion rate) servivano ore di export ed incroci manuali tra file.

Il risultato: senior recruiter e manager bruciavano tempo qualificato su operazioni di data entry e riconciliazione invece che su consulenza al candidato e al cliente.

Cosa abbiamo costruito

Soraia ha costruito una piattaforma recruitment custom con agenti IA integrati nel flusso operativo, che sostituisce excel e vecchio gestionale come unica fonte di verità per tutte e 7 le lines del gruppo:

1. Agente IA di CV parsing, riceve il CV (PDF, doc, immagine), estrae i dati strutturati con accuracy molto superiore al parsing manuale: skill, esperienze, lingue, certificazioni, ruoli precedenti, tutto in 30 secondi.
2. Deduplica cross-brand, l’agente riconosce quando lo stesso profilo arriva da line diverse e propone il merge, mantenendo la storia di interazione con ogni divisione.
3. Workflow multi-brand con permessi granulari, ogni manager vede e gestisce i candidati della propria line, con visibilità trasversale dove serve.
4. Analytics consolidate, dashboard con metric su tutto il gruppo: candidati attivi, time-to-fill medio per posizione, conversion rate per line, breakdown per canale di sourcing. Niente più export Excel.

Il matching automatico candidato↔posizione cross-line è in roadmap: oggi i recruiter beneficiano già di parsing, dedup e visibilità unificata, ma il sistema non propone ancora autonomamente i match. È il prossimo step dell’integrazione IA.

I risultati

350.000+ candidati su un’unica piattaforma, tutti consultabili con la stessa interfaccia, con storico, note, stato pipeline coerente tra line diverse.

7 lines allineate sullo stesso sistema, ognuna con regole specifiche ma su un’infrastruttura comune.

Gestionale non più vissuto come peso: gli agenti IA assorbono il lavoro operativo (parsing, dedup, riconciliazione), restituendo al recruiter uno strumento effettivamente utile per il proprio lavoro.

Analytics in tempo reale, niente più ore di export e incroci di dati per produrre un numero.

Dove stiamo andando

La piattaforma è in produzione e continuiamo a iterare con sprint regolari per integrare sempre più IA nei processi precisi del gruppo e liberare ulteriore tempo ai recruiter. Le prossime aree: matching automatico candidato↔posizione, contatto candidato assistito da agente, scoring dinamico delle pipeline.