Automazione onboarding dei dipendenti | Workflow Zapier

Come ottimizzare l'onboarding dei dipendenti con Zapier

L'onboarding dei nuovi dipendenti è un processo cruciale che può richiedere molto tempo se gestito manualmente. Utilizzando potenti strumenti di automazione come Zapier, Process Street, Gmail e Google Drive, è possibile rendere questo processo più efficiente e senza intoppi. Questa guida pratica illustra come automatizzare la raccolta delle informazioni dei nuovi dipendenti, riducendo al minimo l'intervento manuale. Questa automazione è particolarmente utile nei seguenti settori:

• Risorse umane
• Gestione dei talenti
• Servizi amministrativi

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Prerequisiti

Prima di iniziare, assicurati di avere i seguenti prerequisiti:

• Un account su Process Street
• Un account Zapier
• Accesso a Gmail
• Accesso a Google Drive

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Passo 1: Creare l'Onboarding dei dipendenti in Process Street

Crea un nuovo processo di onboarding in Process Street, includendo tutti i campi necessari come informazioni personali, informazioni sul ruolo, dettagli per il payroll e informazioni fiscali, iscrizione ai benefici, requisiti tecnologici e documenti da caricare.

Passo 2: Configurare il workflow su Zapier

Step 1: Data Set Record Created in Process Street

• Evento: Data set record created
  • Questo evento si verifica quando un nuovo record viene creato nel dataset di Process Street.

• Trigger: Data set "employee info"
  • Zapier rileva il nuovo record nel data set "employee info" e avvia l'automazione.

Step 2: Thank You Email to the Employee

• Evento: Send email
  • Quando viene creato un nuovo record, Zapier invia automaticamente un'email.

• Azione: Email di ringraziamento personalizzata
  • L'email include dettagli come il nome del dipendente e il titolo del lavoro, e altre info riprese dal modulo compilato.

Step 3: Create Folder in Google Drive

• Evento: Creare una cartella in Google Drive
  • Una volta che l'email di ringraziamento è stata inviata, Zapier crea una nuova cartella su Google Drive.

• Azione: Folder name con nome e cognome del dipendente
  • La cartella viene nominata utilizzando il nome e il cognome del dipendente, come specificato nel modulo.

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Step 4: Upload Employment Agreement

• Evento: Upload file del Employment Agreement
  • Dopo la creazione della cartella, Zapier carica il contratto di lavoro firmato nella nuova cartella.

• Azione: La cartella, il file e il nome del file
  • Il file viene caricato nella cartella e rinominato in base al nome del dipendente e al tipo di documento.

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Step 5: Upload ID

• Evento: Upload file (dell'ID)
  • Successivamente, Zapier carica il documento di identità del dipendente nella cartella.

• Azione: La cartella, il file e il nome del file
  • Anche questo file viene rinominato e salvato nella cartella corretta.

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Step 6: Upload Tax Form

• Evento: Upload file (tax form)
  • Il modulo fiscale completato viene caricato nella cartella del dipendente.

• Azione: La cartella, il file e il nome del file
  • Il file viene salvato e rinominato in base al contenuto del modulo.

Step 7: HR Email Notification

• Evento: Send email
  • Infine, Zapier invia un'email di notifica al reparto HR per informare che il nuovo dipendente ha completato il processo di onboarding.

• Azione: Inserire to email, from email
  • Configura il mittente e il destinatario dell'email.

Passo 3: Risultato Finale

• Email di ringraziamento al dipendente:

• Cartella su Google Drive con tutti i documenti caricati:

• Email al dipartimento HR con le informazioni compilate nel modulo dal dipendente:

Grazie a questo workflow automatizzato, l'onboarding dei nuovi dipendenti diventa un processo fluido ed efficiente. Non è più necessario sprecare tempo a raccogliere manualmente le informazioni e caricare i documenti, tutto viene gestito automaticamente. Inizia subito a ottimizzare i tuoi processi aziendali e scopri come l'automazione può migliorare l'efficienza del tuo team HR.

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Tool Utilizzati

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FAQ

1. Quali sono i vantaggi dell'automazione dell'onboarding?
   • L'automazione riduce il tempo necessario per completare il processo di onboarding e minimizza gli errori manuali, migliorando l'efficienza complessiva.
2. Posso personalizzare il workflow per adattarlo alle mie esigenze aziendali?
   • Sì, il workflow può essere personalizzato facilmente per includere campi specifici o passaggi aggiuntivi secondo le necessità della tua azienda.
3. Quali altre applicazioni posso integrare con Zapier per l'onboarding?
   • Oltre a Process Street, Gmail e Google Drive, puoi integrare molte altre applicazioni come Slack, Trello, Asana e molte altre per creare un processo di onboarding ancora più completo.                                                             

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