Come automatizzare la creazione dei contratti | Workflow Make

Come automatizzare la creazione dei contratti con Make

Se sei alla ricerca di un modo per automatizzare il processo di estrazione di dati e la gestione di record all'interno del tuo flusso di lavoro, sei nel posto giusto! In questo articolo, ti guideremo attraverso i passaggi necessari per creare un workflow automatizzato utilizzando Make.

Ti presento un workflow per automatizzare diverse operazioni chiave, tra cui ottenere, creare, modificare e inviare dati. In particolare, consente di estrarre informazioni da un record nel database di Airtable, utilizzare tali informazioni per generare un documento personalizzato su Google Docs, apportare eventuali modifiche necessarie ai dati del record nel database di Airtable e infine inviare notifiche o messaggi in un canale Slack.

Questo workflow offre un notevole risparmio di tempo e semplifica compiti manuali come la generazione di contratti, la redazione di fatture e la creazione di documenti standard. Grazie alla sua versatilità, è adatto a una vasta gamma di settori:

• Finanza
• Sales
• HR
• Project Management

Pronto a semplificare la tua routine lavorativa? Continua a leggere per scoprire come implementare questo workflow nel tuo ambiente di lavoro.

‍Passo 1: Prerequisiti

Prima di iniziare, assicurati di avere i seguenti prerequisiti:

• Un account su Make
• Una connessione a  Workspace
• Una connessione ad Airtable
• Una connessione a Slack
• Webhook da/a Airtable

‍Passo 2: Configurazione del Workflow

Utilizzeremo Make per orchestrare il nostro workflow, che comprende 1 Webhook e 4 azioni. Inizia impostando il seguente workflow:

1. Webhooks- Custom Webhook

Questo agisce come trigger per il flusso di lavoro. Quando viene generato un nuovo record nella tabella Partners dal database Sales in Airtable, lo scenario Make viene avviato.

Dovresti copiare l'URL del webhook facendo clic su "Copia indirizzo negli appunti" e includerlo nel modulo “Esegui uno script” della sezione Automazione in Airtable scegliendo il trigger che desideri utilizzare (ad esempio, "Quando un record corrisponde a condizioni").

Puoi copiare/incollare lo script seguente per generare la connessione webhook tra Airtable e Make:‍

const webhookUrl = "YOUR_WEBHOOK_URL";

const {recordId} = input.config();

const response = await fetch(`${webhookUrl}?recordId=${recordId}`);

console.log(response.status);

2. Airtable- Get a Record

Ottieni il campo recordId dalla tabella Partners all'interno del database Sales.

3. Google Docs- Create a Doc from Template

Crea un modello standard di documento Google con un insieme predefinito di campi:

• Nome Azienda
• Indirizzo
• Città
• Numero di Telefono
• ...

Includi le tue variabili tra doppie parentesi graffe in modo che vengano riconosciute come campi dinamici.

E compila il modulo con i dati estratti dalla tabella Partners nel database Sales al passaggio 2. Get a Record

Nel campo “Date” utilizza la data di sistema con il formato desiderato (ad esempio, GG/MM/AAAA) tramite le funzioni integrate now() e formatDate

4. Airtable- Update a Record

Aggiorna il record in Airtable. Questa azione troverà il recordId che hai ottenuto al passaggio 2. Get a Record

Assicurati di impostare lo stato come In Revisione. Questo sarà cruciale per i passaggi di automazione successivi:

5. Slack- Create a Message

Crea un messaggio e invia una notifica in un canale Slack privato utilizzando i parametri:

• Nome Azienda
• Sito web

dal passaggio 2. Get a Record

JSON

Crea una struttura dati JSON e utilizza le informazioni raccolte nel passaggio precedente:

4. Create a Completion - CV Analysis

Passo 3: Risultato Finale

Et voilà 🪄

Ecco come appare la tua notifica 👇🏽

Congratulazioni per aver automatizzato con successo il tuo primo processo di gestione dei dati! 🚀

Ora puoi risparmiare tempo prezioso e ridurre il rischio di errori umani nella gestione dei dati.

Curioso di scoprire come inviare questo documento via email con un'altra automazione? Controlla questa guida passo passo per creare un altro scenario personalizzato con Make!

Non esitare a esplorare il nostro Canale YouTube per implementare altri casi d'uso e automazioni 🤖

Buona automazione!

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