Comment automatiser la création de contrats | Workflow Make

Comment automatiser la création de contrats avec Make

Si vous cherchez un moyen d'automatiser le processus d'extraction des données et de gestion des enregistrements au sein de votre flux de travail, vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous vous expliquerons les étapes nécessaires pour créer un flux de travail automatisé à l'aide de Make.

Voici un flux de travail permettant d'automatiser plusieurs opérations clés, notamment l'obtention, la création, la modification et l'envoi de données. Il vous permet notamment d'extraire des informations d'un enregistrement de la base de données Airtable, d'utiliser ces informations pour générer un document personnalisé sur Google Docs, d'apporter les modifications nécessaires aux données de l'enregistrement dans la base de données Airtable et enfin d'envoyer des notifications ou des messages sur un canal Slack.

Ce flux de travail permet de gagner un temps considérable et simplifie les tâches manuelles telles que la génération de contrats, la rédaction de factures et la création de documents standard. Grâce à sa polyvalence, il convient à de nombreux secteurs :

• Finances
• Ventes
• HR
• Gestion de projet

Êtes-vous prêt à simplifier votre routine de travail ? Lisez la suite pour savoir comment implémenter ce flux de travail dans votre environnement de travail.

‍Étape 1 : Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous de disposer des prérequis suivants :

• Un compte sur Make
• Une connexion à un espace de travail
• Une connexion à Airtable
• Une connexion à Slack
• Webhook depuis/vers Airtable

‍Étape 2 : Configuration du flux de travail

Nous utiliserons Make pour orchestrer notre flux de travail, qui comprend 1 Webhook et 4 actions. Commencez par configurer le flux de travail suivant :

1. Webhooks - Webhook personnalisé

Cela agit comme un déclencheur pour le flux de travail. Lorsqu'un nouvel enregistrement est généré dans la table PARTENAIRES à partir de la base de données Ventes dans Airtable, le scénario Make est lancé.

Vous devez copier l'URL du webhook en cliquant sur « Copier l'adresse dans le presse-papiers » et l'inclure dans le formulaire « Exécuter un script » de la section Automatisation d'Airtable en choisissant le déclencheur que vous souhaitez utiliser (par exemple, « Quand un enregistrement correspond à des conditions »).

Vous pouvez copier/coller le script suivant pour générer la connexion webhook entre Airtable et Make :‍

const webhookUrl = "YOUR_WEBHOOK_URL";

const {recordId} = input.config();

const response = await fetch(`${webhookUrl}?recordId=${recordId}`);

console.log(response.status);

2. Airtable - Obtenez un enregistrement

Accédez au terrain ID d'enregistrement Depuis la table PARTENAIRES dans la base de données Ventes.

3. Google Docs - Créer un document à partir d'un modèle

Créez un modèle de document Google standard avec un ensemble de champs prédéfinis :

• Nom de l'entreprise
• Adresse
• Ville
• Numéro de téléphone
• ...

Incluez vos variables entre crochets afin qu'elles soient reconnues comme des champs dynamiques.

Et remplissez le formulaire avec les données extraites du tableau Partenaires de la base de données des ventes à l'étape 2. Obtenir un enregistrement

Dans le champ « Date », utilisez la date système au format souhaité (par exemple, DD/MM/YYYY) à l'aide des fonctions intégrées now () et FormatDate

4. Table gonflable- Mettre à jour un enregistrement

Mettez à jour l'enregistrement dans Airtable. Cette action trouvera le RecordId que vous avez obtenu à l'étape 2. Obtenir un enregistrement

Assurez-vous de définir le statut comme En révision. Cela sera crucial pour les étapes d'automatisation suivantes :

5. Slack- Créer un message

Créez un message et envoyez une notification sur une chaîne Slack privée à l'aide des paramètres suivants :

• Nom de l'entreprise
• site Web

Depuis le passage 2. Obtenir un enregistrement

JSON

Créez une structure de données JSON et utilisez les informations collectées à l'étape précédente :

4. Créer une complétion - Analyse du CV

Étape 3 : Résultat final

Et voilà

Voici à quoi ressemble votre notification 👇🏽

Félicitations pour l'automatisation réussie de votre premier processus de gestion des données ! 🚀

Vous pouvez désormais gagner un temps précieux et réduire le risque d'erreur humaine lors de la gestion des données.

Vous voulez savoir comment envoyer ce document par e-mail avec un autre automatisme ? Vérifiez ce guide étape par étape pour créer un autre scénario personnalisé avec Make !

N'hésitez pas à découvrir notre chaîne YouTube pour implémenter d'autres cas d'utilisation et automatisations 🤖

Bonne automatisation !

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